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Location de matériel municipal

Dans la perspective de répondre efficacement, aux nombreuses demandes individuelles ou collectives, la location de matériel communal (tentes, tables, bancs)  pour l’exercice d’activités festives ou de rassemblement, formulées en Mairie par les associations houdanaises, les commerçants, les établissements scolaires, les particuliers de la commune, les collectivités voisines ou autres personnes morales (entreprises locales, maison de retraite etc.) il devient nécessaire de définir précisément, les modalités pratiques de mise à disposition de ce matériel.

Afin d’assurer la bonne organisation des services, en termes de gestion de stock, de préparation, de mise à disposition et/ou livraison/retrait de ce matériel, il est indispensable d’établir un document regroupant les informations nécessaires au suivi de ces requêtes parfois, verbales et hors délais.

La demande doit impérativement être déposée au service concerné un mois avant la date de l’événement.

Avant toute mise en œuvre effective, il est important de formaliser de manière administrative et réglementaire, le mode d’enregistrement des demandes écrites, la gestion des stocks municipaux et les modalités pratiques de prise en charge et de restitution, par l’établissement d’un règlement intérieur et d’un formulaire « type ».

Ce document permet en outre, d’identifier les derniers utilisateurs, donnant une traçabilité rapide des éventuels dommages causés au matériel loué (mauvaise utilisation, restitution de matériel cassé ou non nettoyé, etc.)

Chaque demandeur devra remplir le formulaire de demande de location et recevra un exemplaire du présent règlement, qu’il devra signer et renvoyer en respectant les délais précisés.

Une fois complété, merci de retourner le formulaire, au service événementiel ou à l’accueil de la Mairie.

Le règlement de location de matériel municipal sera fourni par les services au moment de l’acceptation de la demande.

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